JLMD CPA inc. est une société par actions immatriculée au Québec.
JLMD CPA inc. s’emploie à préserver la confidentialité des informations qui lui sont confiées et s’engage à protéger et à utiliser adéquatement vos renseignements personnels.
Veuillez lire attentivement la présente politique de confidentialité pour en savoir plus au sujet de la façon dont JLMD CPA inc. recueille, utilise, partage et protège les renseignements personnels.
1. Objectif
La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont JLMD CPA inc. les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit.
Elle vise à informer sur la manière dont JLMD CPA inc. traite les renseignements personnels.
2. Application
Cette politique s’applique à JLMD CPA inc., ce qui inclut ses dirigeants et employés, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de JLMD CPA inc. Elle s’applique également à l’égard du site internet de JLMD CPA inc.
Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par JLMD CPA inc., que ce soit les renseignements de ses clients, ses employés ou des visiteurs de son site internet.
Pour l’application de la présente politique, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir, de manière non exhaustive, du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.
Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, par exemple les renseignements de santé, les renseignements bancaires, les renseignements biométriques, etc.
Exclusion
Les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.
3. Collecte, utilisation et communication
Dans le cadre de ses activités, JLMD CPA inc. peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. JLMD CPA inc. informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.
JLMD CPA inc. applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :
Consentement :
JLMD CPA inc. collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées. Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.
JLMD CPA inc. obtient le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, JLMD CPA inc. peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où JLMD CPA inc. peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.
Collecte :
JLMD CPA inc. ne collecte des renseignements que s’ils ont une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’aux renseignements nécessaires dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.
JLMD CPA inc. peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, JLMD CPA inc. demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés à JLMD CPA inc.
Dans certaines situations, JLMD CPA inc. peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et :
si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile ou;
si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.
Détention et utilisation :
JLMD CPA inc. veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.
JLMD CPA inc. n’utilise les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dans l’éventualité que JLMD CPA inc. veuille utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, JLMD CPA inc. peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, par exemple :
lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne ;
lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude ;
lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.
Accès limité
JLMD CPA inc. met en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. JLMD CPA inc. demande le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.
Communication :
Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, JLMD CPA inc. doit obtenir le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, JLMD CPA inc. doit obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.
Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants :
JLMD CPA inc. peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion. Des renseignements personnels pourront être transmis à ses fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne.
Dans ces cas, JLMD CPA inc. doit avoir des contrats écrits avec ces fournisseurs qui indiquent les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. De plus, ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels de JLMD CPA inc. (indiqué dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.
Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale, JLMD CPA inc. pourrait également communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi.
4. Conservation et destruction des renseignements personnels
Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, JLMD CPA inc. ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.
Les renseignements personnels utilisés par JLMD CPA inc. pour prendre une décision relative à une personne doivent être conservés durant une période d’au moins un an suivant la décision en question ou même sept années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si celle-ci a des incidences fiscales, par exemple, les circonstances d’une fin d’emploi.
À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, JLMD CPA inc. s’assurera :
de les détruire
de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.
La destruction de renseignements par JLMD CPA inc. doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.
5. Responsabilités de JLMD CPA inc.
De manière générale, JLMD CPA inc. est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.
L’associé directeur agit à titre de Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) au sein de JLMD CPA inc. Il doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le RPRP doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, le RPRP est chargé de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée.
Les membres du personnel de JLMD CPA inc. ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.
6. Sécurité des données
JLMD CPA inc. s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé.
7. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement
Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de JLMD CPA inc., à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.
Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par JLMD CPA inc. et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de JLMD CPA inc. doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.
Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
Elles peuvent également demander à JLMD CPA inc. quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez JLMD CPA inc. qui y ont accès et leur durée de conservation.
8. Processus de traitement des plaintes
Réception
Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par JLMD CPA inc., doit le faire par écrit en s’adressant au Responsable de la protection des renseignements personnels de JLMD CPA inc., à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.
L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par JLMD CPA inc. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.
Traitement
JLMD CPA s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.
Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de JLMD CPA inc. pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par JLMD CPA inc. est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.
Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
JLMD CPA inc. doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.
Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
Toutefois, JLMD CPA inc. invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par JLMD CPA inc.
9. Approbation
La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de JLMD CPA inc., dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :
Associé directeur : confidentialite@jlmd.ca
Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.
10. Publication et modifications
La présente politique est publiée sur le site internet de JLMD CPA inc., et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.
Entrée en vigueur : 20 septembre 2023
À l’usage exclusif de JLMD CPA inc.
